广东工业大学采购管理办法

第一章  总 则

第一条 为完善学校采购运行机制，进一步规范采购行为，明确部门职责，促进廉政建设，维护学校利益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校使用财政性资金及学校管理的非财政性资金进行货物、服务和工程的采购行为适用本办法。

基建及大型改扩建工程采购项目，按照《广东工业大学校园基本建设工程管理办法》及相关管理办法执行。

科研仪器设备的采购可按《进一步完善我校科研项目资金采购管理的意见（试行）》执行，本办法所称科研仪器设备是指用于教学科研活动的仪器设备及满足其使用功能所需的零部件、软件等货物，不包括学校各级行政办公、后勤保障等部门使用的家具和设备。

第三条 学校的采购包括政府采购和学校自主采购。

使用财政性资金采购广东省制定的政府集中采购目录以内的或采购限额标准及以上的货物、服务和工程的采购项目，应实施政府采购。

使用财政性资金采购本条第（一）项规定范围外的和使用非财政性资金采购货物、服务和工程的采购项目，应实施学校自主采购。

第四条 学校自主采购包括：用户部门零散采购和学校集中采购。

（一）经费预算在20万元（不含）以下的货物、服务类（政府规定必须集中采购的品目除外）采购项目，属于用户部门零散采购项目；

（二）经费预算在20万元及以上至政府采购限额标准以下的货物、服务和工程类（政府规定必须集中采购的品目除外）采购项目，属于学校集中采购项目；

（三）工程类采购项目按本办法第十条的规定执行归口管理。不属于政府采购或学校集中采购范围的采购项目，由业务归口管理部门负责组织采购；

（四）经费预算在20万元（不含）以下的科研出版、会议、培训服务采购项目；经费预算在50万元（不含）以下的干部培训服务采购项目；飞机票和火车票的采购可由项目负责人（经费负责人）自行组织采购，也可以按照用户部门零散采购或学校集中采购的规定执行。各二级单位在组织上述采购项目时，应切实做好内控管理，项目负责人（经费负责人）应切实履行主体责任并对采购活动负责，详细记录采购过程和采购结果，将采购过程所有资料留档备查；如需签订合同，须填写《广东工业大学自行采购信息表》作为依据。

第五条 学校的采购活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，并贯彻“程序正义、权力制衡、终身留痕”的廉政风险防控精神。

第二章  组织机构及职责

第六条 学校实行决策、执行和监督三分离的采购管理体制。

第七条 学校党委常委会和校长办公会是学校采购工作的最高决策机构，负责审定学校的采购管理制度和工作章程、研究决定学校采购工作的重大事项。

第八条 采购招标中心负责统一管理学校采购项目，学校相关部门需配合采购招标中心做好学校采购项目的组织工作。采购招标中心的主要工作包括：

（一）根据国家法律法规和方针政策，拟订学校有关采购的规章制度和具体实施办法；

（二）编制并上报学校的政府采购计划，统筹学校的政府采购工作；

（三）组织学校集中采购项目采购文件的编写，并对采购文件的形式、合法合规性、有效性、准确性、时效性及文字等进行审查；

（四）组织实施学校集中采购；

（五）管理用户部门零散采购工作，履行职能监督，不定期对用户部门零散采购工作进行检查；

（六）督察督办政府招标采购项目的执行进度；

（七）提供采购业务咨询服务；

（八）学校相关采购信息的公开；

（九）处理对采购工作的质疑；

（十）配合监督部门处理对采购工作的投诉；

（十一）指导和审核学校相关部门的采购实施细则和工作流程。

第九条 纪检监察室、纪委办公室、财务处和审计处负责对学校的采购活动进行监督。

纪检监察室、纪委办公室依法依规对学校采购工作有关的监察对象实施监察。

财务处对学校采购工作的经费落实情况和采购项目的付款方式进行审核和管理。

审计处对学校采购工作的决策、管理、执行等环节进行审计监督。

第十条  采购项目的分类及归口管理，原则上按《广东工业大学合同管理办法》中的相应规定执行。在归口不明确的情况下，应按照有利于项目实施的原则，由采购招标中心会同有关部门研究确定具体的业务归口管理部门。

业务归口管理部门根据业务范围和工作职责，负责相关采购项目的需求指导、必要性可行性论证、立项报批等工作。主要业务归口管理部门如下：

（一）实验室与设备管理处是学校教学科研货物类（教学科研仪器设备、各类耗材试剂、教学科研实验家具、实验室用品）、服务类（仅限教学科研软硬件租赁及设备维修改造）及工程类（经费预算在20万元以下（不含）的实验室维修修缮工程）的业务归口管理部门。其中实验室维修修缮工程由实验室与设备管理处牵头组织并完成立项审批等工作后，经费预算在20万元以下（不含）的采购项目由实验室与设备管理处实施，经费预算在20万元及以上的采购项目由总务部负责采购委托、合同签订、实施、验收等；

（二）总务部是学校行政综合类货物、服务采购项目，学校校园规划(含新征土地)、基建工程(包括新建、改建、扩建)、装修修缮相关的工程、服务类采购项目(经费预算在20万元以下（不含）的实验室维修修缮工程除外)，自营食堂物资、零星水电、土木维修工程材料采购项目的业务归口管理部门；

（三）科学研究管理部是学校纵向科学研究、科技合作、技术转让、技术咨询、技术服务等采购项目的业务归口管理部门；

（四）产业技术研究与开发院是学校横向科学研究、科技合作、技术转让、技术咨询、技术服务、科技成果转化、学校与地方共建产业创新平台及校地、校企、校际等战略合作采购项目的业务归口管理部门；

（五）网络信息与现代教育技术中心是学校信息化类采购项目的业务归口管理部门；

（六）保卫处是学校安保、消防、交通设施采购项目的业务归口管理部门；

（七）图书馆是学校图书、报刊、文献资料、电子资源采购项目的业务归口管理部门；

（八）其他职能部门和单位负责职责范围内的采购项目的业务归口管理。

第十一条  业务归口管理部门可根据实际情况制定相应的项目采购和项目实施管理细则。

第三章  工作规程

第一节  政府采购

第十二条 政府采购项目的需求管理及采购计划申报如下：

（一）根据《广东省财政厅关于进一步加强政府采购需求管理工作的通知》的规定，对于应当开展需求调查的采购项目，用户部门可委托学校公开遴选确定的需求调查机构、第三方专业机构或自行开展需求调查工作；

（二）政府采购项目采购需求和采购实施计划一般性审查和重点审查按照上级法律法规、政策文件及学校规定开展；

（三）采购招标中心根据学校采购项目的整体情况，按规定分类编制政府采购计划并向上级管理部门申报备案。学校采购计划根据具体情况动态管理，月度采购计划的统计周期为上月16日至当月15日。为缩短采购周期，科研急需的采购项目，随报随办。

第十三条 业务归口管理部门、用户部门委托采购招标中心实施采购，需提供以下资料并对资料的准确性、真实性、合法合规性等负责。

（一）项目审批手续的批准文件（可行性报告、变更报告、项目立项审批文件及相关附件等）；

（二）工程类项目应附施工图纸及工程预算书等工程资料；

（三）货物和服务类项目应附采购预算佐证材料（如供应商报价函、近期同类采购项目合同等）；

（四）用户需求书（包括采购预算、商务要求、技术要求、服务要求及拟采用的付款方式等。不得列入限制、排斥潜在供应商的商务、技术条款，不得列入某一品牌特有的规格技术标准及其他有违公平竞争的条款等）；

（五）需求调查报告（应当开展需求调查的采购项目）。

第十四条 已受理的政府采购项目，上级主管部门备案通过后，采购招标中心按省政府采购招标代理相关规定负责委托招标代理机构。招标代理机构的确定：

（一）如上级部门有相应规定的，按规定执行；

（二）如上级部门没有规定的，由学校通过自主招标的方式遴选广东工业大学招标代理机构。招标代理机构实行动态管理，每三年遴选一次；

（三）采购项目完成后，采购招标中心工作人员和项目负责人分别对招标代理机构进行服务评价，评价得分高低将会影响该招标代理机构下次抽取的几率。服务期内评价得分排位后25%的招标代理机构将暂停下一轮的服务资格；

（四）采购招标中心按相互分离的制衡要求，通过相应的信息管理系统以加权随机抽取的方式确定采购项目的招标代理机构；

（五）技术复杂、商务要求较高的采购项目，经采购招标中心分管校领导批准可以指定特定的招标代理机构。招标文件审核时需附上招标代理机构选取资料；

（六）招标代理委托协议（属非付款类协议）由学校授权采购招标中心负责签订并加盖“广东工业大学采购业务专用章”。

第十五条  招标代理机构负责编写采购项目的招标文件，用户部门收到招标文件后应在3个工作日内反馈意见。3个工作日内用户部门未反馈意见的，视为用户部门同意。

政府公开招标采购项目应采用综合评审法（含商务评审、技术评审和价格评审）。其中，货物类采购项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%；服务类采购项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%；其它类采购项目按国家相关法律法规执行；执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的采购项目，其价格不列为评审因素。政府部门有新的规定时从其新的规定。

价格分值的具体数额和计算方法，由采购项目业务归口管理部门、用户部门根据采购项目的实际情况确定和负责，并在《用户需求书》中列明。价格分应当采用低（高）价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低（高）的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。若采用其他计算方法，则需要业务归口管理部门和监管部门会签。

第十六条  政府采购项目的招标文件应报财务处和采购招标中心审核。

第十七条 政府采购项目的评标委员会由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为5人及以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。采购人代表由用户部门主要负责人授权或通过党政联席会议、处（部）务会议产生。

第十八条  用户部门应在3个工作日内确认政府采购项目的中标结果或书面提出异议。用户部门主要负责人确认结果后，由采购招标中心通知招标代理机构发布结果公告。用户部门确认结果前必须对拟中标的投标文件与招标文件进行核对，确保两者关键条款的一致性。

第二节  学校自主采购

第十九条 用户部门零散采购（含实验耗材），按《广东工业大学用户部门零散采购实施细则》执行。

实验耗材原则上应通过学校“实验耗材采购平台”采购。除实验耗材外的采购项目，按采购项目经费预算金额分类执行：

（一）经费预算在5万元及以上至20万元以下（不含）的货物、服务类采购项目。用户部门指定专人通过采购招标中心网站的“用户部门零散采购管理系统”进行申报，由党政联席会议或处（部）务会议成立相应的询价小组，按规范编制询价文件、发布询价公告、组织评审、发布结果公告、填写询价记录表、备案、存档；

（二）经费预算在5万元以下（不含）的货物、服务类采购项目。用户部门根据采购项目实际情况自行规范采购行为，其中经费预算在5千元及以上的采购项目，需详细记录采购过程和采购结果，将采购过程所有资料留档备查；如需签订合同，应填写《广东工业大学自行采购信息表》作为依据。

各二级单位在组织部门零散采购活动时，应切实履行主体责任，梳理和评估本单位采购执行中的风险，明确标准化工作要求和防控措施，建立内部控制体系，完善内部控制管理制度。

第二十条  学校集中采购一般采用电子竞价、自主询价和自主招标的方式。

（一）电子竞价是指通过互联网发布询价信息，接受注册供应商的网上报价，进行网上定标、网上公布采购结果的采购方式。

电子竞价适用于规格、标准统一且市场竞争充分的定型货物、服务类采购项目。

采用电子竞价方式时，在满足用户需求的前提下，按“价低者得”确定成交供应商。

（二）自主询价是指参照政府采购的相关规定，结合学校实际情况，编制询价文件，邀请特定或不特定的供应商在规定的时间、地点按照询价文件的规定确定成交供应商的采购方式。

自主询价适用于一般性的服务类采购项目和技术要求不高的非通用货物、工程类采购项目。

采用自主询价方式时，在通过资质和符合性审查后只需按照价格要素来确定成交供应商。

（三）自主招标是指参照政府公开招标采购的相关规定，结合学校实际情况，由学校采购招标中心全过程组织实施的采购方式。如采购项目专业要求较高且无同类采购项目招标成功经验或经专家评估认定为风险较高的情况下，经分管采购招标中心校领导同意后可委托有资质的招标代理机构组织实施采购。

自主招标适用于非通用货物类采购项目和服务、工程类采购项目。

（四）采用电子竞价、自主询价和自主招标方式采购的采购项目，采购招标中心应分别填写相应的学校集中采购信息表，其内容包括：采购项目名称与预算、评审时间、评审地点、评审成员、采购结果、被委托代理机构名称（如有）等。

采购活动完成后，每年汇总上报纪检监察室、纪委办公室备案；每年3月份前，汇总上一年采购台账送审计处。

第二十一条 采购招标中心应根据采购项目的特点及行政事业单位内部控制规范的要求，结合学校的实际情况，合理选择学校集中采购方式并组织实施。

（一）业务归口管理部门、用户部门委托采购招标中心实施采购，需按照本办法第十三条的规定提供资料。

（二）采购招标中心汇总当期各业务归口管理部门、用户部门的采购委托，进行校内公示，公示期不少于3个工作日。

（三）采用电子竞价方式的学校集中采购项目，可选择在广东省教育部门政府采购管理平台的零散采购竞价系统或政府采购主管部门授权的其他电子平台进行竞价。

参加报价的有效供应商应不少于三家，如用户部门认为报价最低的供应商不能满足用户需求，需提供不少于3名相关专业的副高以上专家的论证意见。论证意见需经用户部门主要负责人及项目负责人签名确认并加盖部门公章。用户部门只可选择次低报价的供应商为成交供应商，否则本次电子竞价失败，需进行第二次电子竞价。如第二次参加报价的有效供应商仍不足三家，但报价最低的供应商满足用户需求的，则可确认报价最低供应商为成交供应商。第二次电子竞价失败，可进行第三次电子竞价，如第三次电子竞价失败，原则上应变更采购方式，经用户部门主要负责人及项目负责人确认后可采用政府采购、学校自主询价或自主招标的方式进行。

（四）采用自主询价方式的学校集中采购项目，应参照政府采购的相关规定执行。询价文件经采购招标中心、财务处审批同意后，由采购招标中心通过校园网招标公告栏发布询价公告，公告期不少于5个工作日。公告期结束3个工作日后，供应商按规定递交响应文件，采购招标中心组建评审小组进行评审。评审小组由用户代表和评审专家组成，人数为3人及以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。用户代表由用户部门主要负责人授权或通过党政联席会议、处（部）务会议产生。评审专家的产生和抽取，按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》的具体规定执行。

参加询价的有效供应商应不少于三家。如不足三家，需进行第二次询价。如第二次参加询价有效供应商仍不足三家，但询价结果满足用户需求的，需报分管采购招标中心工作的校领导审批。

（五）采用自主招标方式的学校集中采购项目，如委托招标代理机构组织实施，则参照政府采购公开招标的相关规定执行；如由采购招标中心组织实施，则由采购招标中心负责编写采购项目的招标文件，评审办法、价格分值的确定以及招标文件的确认按照第十五条的规定执行。

招标文件经采购招标中心、财务处审批同意后，由采购招标中心通过校园网招标公告栏发布招标公告，公告期不少于5个工作日。公告期结束3个工作日后，供应商按规定递交投标文件，采购招标中心组建评审小组进行评审。评审小组由用户代表和评审专家组成，人数为5人及以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。用户代表由用户部门主要负责人授权或通过党政联席会议、处（部）务会议产生。评审专家的产生和抽取，按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》的具体规定执行。

第二十二条  在学校自主采购权限内发生诉讼仲裁等时效性要求较高以及其他特殊情况的采购项目时，可以采用其他灵活自主的采购及评审方式（包括评审专家的选择）。由业务归口管理部门、用户部门提交采购申请，具体审批流程如下：

经费预算在20万元以下（不含）的采购项目经采购招标中心审批后执行采购。

经费预算在20万元及以上至100万元以下（不含）的采购项目，需经采购招标中心、采购招标中心分管校领导审批后执行采购。

经费预算在100万元及以上至200万元以下（不含）的采购项目，需经采购招标中心、采购招标中心分管校领导、校长审批后执行采购。

经费预算在200万元及以上的采购项目，需经采购招标中心审批、提交校长办公会议审议通过后执行采购。

第二十三条  用户部门应在3个工作日内确认学校集中采购的成交结果或书面提出异议。用户部门主要负责人确认后，由采购招标中心通过校园网招标公告栏发布结果公告，公告期3个工作日。用户部门确认前必须对拟成交的投标（报价）文件与招标（采购）文件进行核对，确保两者关键条款的一致性。

第二十四条  学校集中采购项目档案的归档范围按照《广东工业大学档案归档范围和保管期限表》的规定，包括项目审批手续的批准文件、采购计划备案文件、采购文件的审核文件、采购文件、采购公告、评标报告、采购结果公告、采购结果确认、采购结果通知等采购过程的相关记录文件。

学校集中采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起至少15年。

用户部门零散采购、自行采购项目档案由用户部门留存，归档范围和保存期限参照学校集中采购项目档案管理。

第三节  质疑与投诉

第二十五条  参与采购项目的供应商如对采购结果有异议，可在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购组织部门提出质疑，采购组织部门应当在3个工作日内作出答复。如供应商对答复不满意，可在收到答复后7个工作日内向学校监督管理部门投诉。

第四节  合同签订、付款与验收

第二十六条  采购项目合同的签订按《广东工业大学合同管理办法》执行。如属于招标采购项目，还需按照招标文件约定的事项及所附的合同文本、中标结果等具体内容签订合同。

第二十七条  货物类采购项目的付款方式如下：

（一）一般情况下货到验收合格后，供应商开具全额增值税专用发票给我校，我校支付100%合同款给供应商，履约保证金默认不收取，项目负责人也可根据项目的具体情况按规定的比例收取；

（二）进口免税货物，采用银行保函与信用证相结合的模式，即合同签署后学校凭进口外贸代理公司开具的100%预付款保函支付全款到外贸代理公司，然后由外贸代理公司开具80%信用证给供应商，待验收合格后，学校退回保函，外贸代理与供应商结清20%余款；

（三）特殊情况下，如跨年度实施的采购项目或订制设备、进口设备等各类按照市场规则要求预付的情况下，项目负责人可向学校提出预付申请，预付比例一般不超过80%，合同可约定按进度付款，申请人对其经济性和风险性负责，预付申请报告按预付款分级审批流程进行审批；

（四）其它采购项目，可以根据实际情况以合同约定条款付款。

第二十八条  货物类采购项目，质保期一般为原厂质保期或一年，项目负责人根据实际需要，可申请延长质保期至所需期限；工程类采购项目，质保期按政府相关文件规定执行。国家对质保规定的期限高于本办法规定的，按照国家对质保期限的规定执行。

第二十九条  招标采购项目的合同应履行验收程序，具体按照《广东工业大学资产验收管理办法》执行。

第四章  监督检查

第三十条  学校的采购活动必须全程接受监督，对有下列行为之一的人员，学校将视情节轻重给予相应的处分，情节严重或者涉嫌违纪违法行为的，移交相关部门处理。

（一）违反政府采购、工程招标及本办法规定，规避招标和越权组织采购的；

（二）在采购中违反采购工作程序和相关规定的；

（三）违反审批权限或未经集体讨论研究，擅自以本单位名义对外签订经济合同或协议的；

（四）泄露与采购活动有关的情况和资料，与供应商串通，干扰采购工作，损害学校利益的；

（五）弄虚作假的；

（六）以化整为零方式规避集中采购行为的；

（七）违规设置倾向性或排他性条款的；

（八）按潜在供应商的意图编制采购计划、用户需求的；委托或变相委托潜在供应商或者与潜在供应商有利益关联的社会机构编制采购计划、用户需求的；明知存在利益关联仍委托关联招标代理机构进行学校自主招标的；

（九）其他违规行为的。

   第三十一条 各二级单位党政主要负责人、项目负责人和经费负责人要严守廉洁纪律，对本部门申报和组织的采购活动分别负领导责任和主要责任，承担相应的经济、行政、法律责任。

第三十二条 采购招标中心负责政府采购合同执行的督办工作。督办的工作环节包含合同签订、到货、验收、支付；督办的对象为各工作环节涉及的相应职能部门和项目负责人及其所在单位的主要责任人；对于同一工作环节书面督办两次后工作进度仍未达到要求且无合理解释的，移交学校监督部门进行处理。

第三十三条 各职能部门和二级单位要强化监管，加强监督。建立采购信息公开和内部监督管理制度，严格执行采购工作程序。

第五章  附  则

第三十四条 本办法自2023年10月29日起施行，原《广东工业大学采购管理办法》（广工大规字〔2020〕3号）同时废止。学校原有相关采购管理文件与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十五条 本办法由采购招标中心负责解释。