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办事指南

2019年教学科研设备用户部门零散采购指南

【信息时间: 2019-10-11     阅读次数: 508 】 【我要打印】 【关闭】

2019年教学科研设备零散采购指南(20万元以下)

一、政府集中采购目录设备

采购以下品目货物,用户需要通过招投标中心网站http://zbzx.gdut.edu.cn/Default.aspx“政府通用类采购”入口进行申报(具体申报要求以网站最新公告为准)。

1、台式计算机、便携式计算机、空调机。

2、服务器、交换设备、喷墨打印机、激光打印机、针式打印机、液晶显示器、扫描仪、复印机、投影仪、多功能一体机、通用照相机、速印机、碎纸机、电冰箱、普通电视设备(电视机)、通用摄像机。

3、复印纸、硒鼓粉盒。

4、视频会议系统设备。

5、办公家具、计算机设备维修保养服务、办公设备维修保养服务、空调维修保养服务、电梯维修保养服务、法律服务、审计服务、资产及其他评估服务、印刷服务、物业管理服务、乘用车(轿车)、客车、电梯。

6、装修工程、修缮工程。

7、实验器材、电子资源、体育器材、教学乐器、教学家具、废物处理。

二、学校归口部门采购

1、信息化类项目的采购业务由网络信息与现代教育技术中心归口管理;

2、消防和安防类项目(工程项目除外)的采购业务由保卫处归口管理;

3、办公家具类项目的采购业务由后勤管理处归口管理;

4、实验耗材类项目的采购业务应按照招投标中心、审计处和财务处于2017年12月20日下发的校内通知--“关于实验耗材采购平台上线的通知”规定执行。

三、非政府集中采购目录设备(用户部门零散采购)

1、申报

l 用户部门指定专人通过招投标中心网站的“用户部门零散采购管理系统”进行申报。需要办理立项报批手续的采购项目,需待立项获批并落实资金后,才能申报。

l 各用户部门每季度总预算原则上不得超过上一年度科研经费总量的2.5%(或100万元),招投标中心在3个工作日内完成政策性审查,用户部门系统查询并导出审查结果。

(注:3千元及以上到3万元以下的,用户部门自主询价,可以不申报,可以不签署合同,直接跳到第4步)

2、组织采购

获得批准的项目请严格按照“教学科研设备用户部门零散采购流程图”规定程序组织采购

3、签署合同

1合同:供应商签字盖章,用户老师在合同中“项目负责人”或“经办人”处签名部门行政负责人或其在设备处备案的授权代理人在合同中“委托代理人”处签名,同时提交2招投标中心计划核准表、3采购公告、4结果公示、5《广东工业大学部门零散采购询价记录表》;6不足三家有效报价,或10万元及以上项目,需提交学院党政联席会议纪要。

l 合同盖章:设备处采购管理科(行政楼501)收到用户提交的齐备资料后,负责备案审核及加盖“广东工业大学设备合同专用章”(2个工作日内办结)。合同模板链接

4、验收、报销

用户验收合格后到设备处设备管理科(行政楼501)办理固定资产登记,财务处核准报销

联系我们

l 实验室与设备管理处办公地址:大学城校区行政楼501

综合科39322380;实验室管理科39322381;设备管理科39322382;采购管理科39322383;

l 招投标中心办公地址:大学城校区行政楼 2楼

计划科201室39340032;业务科204室39322146

l 项目及采购QQ群:190432652 加群申请注明“学院(部门)+真实姓名”

l 文件下载:http://sbc.gdut.edu.cn/Download.aspx(下载中心/设备采购)

四、其它相关采购规定

1、金额3万元及以上的对外经济行为,必须签订对外经济合同;金额3万元以下,可以不用签署合同,对于同品目货物,每月只能采购一次。

2、单价超过500元,且耐用期在一年以上的仪器设备,需凭固定资产验收报告、发票及合同(如有)到设备管理科办理固定资产登记。

3、用户部门零散采购方式购买的进口设备,默认是含税价,不办理免税,不办理进口备案。

4、各单位的主要负责人要对本部门组织的采购活动负总责,承担全部经济、行政、法律责任及后果。

5、同一预算项目下同一品目的采购项目,不得故意分拆为多个自主采购预算金额标准以下的采购项目。

6、用户部门零散采购的付款方式及质保金按《广东工业大学采购管理办法》第二十二和第二十三条执行。


教学科研设备用户部门零散采购流程图

 

 

 

3万-20万元教学科研设备项目

(政府规定必须集中采购的除外)

 

 

 

 

 

 

用户部门指定专人通过招投标中心网站的“用户部门零散采购管理系统”申报

 *各用户部门每季度总预算原则上不得超过上一年度科研经费总量的2.5%(或100万元)。

 

 

 

 *审批结果由系统导出(3个工作日内办结)。

 

 

招投标中心在3个工作日内完成政策性审查

 

 

 

 *询价小组人员名单由用户部门党政联席会议审批确认。其中包含用户代表1人及相关技术专家至少2人。

 

 

用户部门组建询价小组

(3人及以上单数)

 

 

 

 

询价小组编制询价文件

 *询价文件必须包含项目名称、采购预算金额、采购清单及要求、保修规定等内容。

 

 

 

 

用户部门发布询价公告

 *询价公告发布在校园网“公告公示”栏。公告时间不少于5个日历天。

 

 

 

 

 

供应商按公告规定获取询价文件

 

 

 

 

 

询价小组按规定评审并填写《询价记录表》

  *如参加询价的有效供应商不足三家,或非最低价成交的,但询价结果满足用户需求的,由用户部门党政联席会议审批;用户部门需在《记录表》上加盖部门公章。

(*说明:供应商报价超过预算的视为无效)

 

 

 

 

 

用户部门发布结果公告

   *结果公示发布在校园网“公告公示”栏。公告时间不少于3个日历天。

 

 

 

 

    根据规定签署合同

 *资料齐备后2个工作日内办结

 

 

 

 

 

    验收

 

 

 

 

 

 

    付款

 

注:

1、3千元以下,用户自行采购,其中1000元以下可以付现金,1000元及以上,3000元以下要有刷卡凭证。

2、3千元及以上到3万元以下的,用户部门自主询价,无需在校园网上发布公告。

3、如采购项目有预付要求,请填写《实验室设备采购预付款审批表》并报学校相关部门审批。

4、实验耗材类项目的采购业务应按照招投标中心、审计处和财务处于2017年12月20日下发的校内通知--“关于实验耗材采购平台上线的通知”规定执行。


教学科研设备用户部门零散采购合同盖章资料自查表

合同类型

资料清单

资料要求

 

部门零散采购合同(含实验耗材,但化学品除外)

1.合同原件;

2.招投标中心采购计划核准意见;

3.校园网采购(询价)公告;

4.用户部门零散采购询价记录表;

5.校园网采购(询价)结果公示;

6.学院党政联席会议纪要(有以下情形之一):

(1)不足三家有效报价;

(2)10万元及以上项目;

7.预付款审批表(有预付款时提供)

1.合同原件

l 一式四份以上;································□

l 乙方(丙方):手写签名+公司盖章+盖骑缝章+日期;··············□

l 甲方:经办人签名+项目负责人签名+院长签名或授权+日期留白+盖章留白······□

2.招投标中心采购计划核准意见

l 一式两份;································□

3.校园网采购(询价)公告

l 一式两份,公告日期不少于5个日历天。·································

4.用户部门零散采购询价记录表

l 原件一份,复印件一份,有询价小组签名+部门负责人签名+盖章···············□

5.校园网采购(询价)结果公示

l 一式两份,公示日期不少于3个日历天·························□

6.学院党政联席会议纪要

l 原件(或复印件盖公章)一份,复印件一份,有签名有盖章。··················□

l 内容提要:

110万元及以上项目同意采购的决定;···································□

(2)说明不足三家有效报价但结果满足需求的理由(如果有)··················□

7.预付款审批表(有预付款时提供)

l 复印件,一式两份。有财务处、审计处批准意见···························□

★文件必要时间先后顺序:2-3-4-5-1·········································□

 

联系方式:大学城校区行政楼501,实验室与设备管理处采购管理科,咨询电话3932238,文件下载:http://sbc.gdut.edu.cn/Download.aspx(下载中心/设备采购)

项目及采购QQ群:190432652 申请注明学院(部门)+真实姓名


2019年教学科研设备集中采购指南(20万元及以上)

序号

业务流程

相关资料及工作内容

1

委托受理

1、网厅立项。用户登陆学校网上办事大厅http://e.gdut.edu.cn提交立项申请。详见校园网2018年10月26日“关于实验室立项服务事项线上运行的通知”。

2、采购委托。用户登陆项目与采购管理信息系统http://222.200.98.109提交采购委托申请。填报时须上传以下资料:

(1)可用于招标文件制作的标准格式的用户需求书(包含主要技术参数,应标记“★”号和“▲”号,但不能出现型号和品牌信息);

(2)预算佐证材料(供应商报价函、或近期同类项目采购合同等)(扫描件);

(3)立项材料(广东省高等学校大型精密贵重仪器设备购置可行性报告书》或《广东工业大学学科实验室建设立项申请书(科研通用)》(扫描件和电子版);

(4)大仪购置承诺书(扫描件);

(5)党政联席会议纪要(扫描件)。

(6)财务处出具的资金证明(只限于进口设备,扫描件)

3、线下交单。将材料交至实验室与设备管理处综合科(行政楼501),具体要求如下:

(1)立项材料中的“专家论证审批页”(原件);

(2)大仪购置承诺书(原件);

(3)党政联席会议纪要(原件或彩色复印件)。

其他说明:

(1)属于进口设备的,提供《广东省部门进口品联合清单》内编号,如生化类就写SHXXX,物理类就写WLXXX;

(2)需办理进口免税的,合同签署后提交《进口免税申请信息表》。

(3)500万元及以上的项目需提供学校“三重一大”决策佐证材料。

4、正式受理。实验室与设备管理处审核材料,正式受理委托。(5个工作日内办结)

2

集中采购

1、招标程序:采购管理科推送项目到招标中心→招投标中心申报→招标文件初稿确认→招标上报审核→挂标→开标→用户老师结果确认→发中标通知书。

**根据学校整体的采购计划,部分政府采购限额标准以下项目可能会合并上报政府采购**

2、限时办结要求: 

(1)进入招标采购流程后,招投标中心7-10个工作日完成招标文件初稿,并返回学院确认;

(2)用户部门收到初稿后5个工作日内确认招标文件并报学校OA审核;

(3)政府采购项目的中标结果,用户部门应在5个工作日内确认或书面提出异议。

3

合同签署

1、合同签署程序:供应商、项目负责人、外贸代理(如有)共同拟定合同→采购管理科审核合同→供应商、外贸代理(如有)打印盖章签名→项目负责人签名→采购管理科上学校OA系统报学校审批→委托代理人签名→采购管理科编合同号盖章。

2、限时办结要求:

(1)中标通知书发布后,项目负责人应在10个工作日内完成合同主要条款的确认工作;

(2)中标通知书发布后,30天内完成合同签署及盖章。

4

验收付款

1、学院在仪器设备全部到货并安装调试完成后,应于5个工作日内组织相关专业技术人员进行预验收,预验收通过后,学院应及时向实验室与设备管理处设备管理科提交项目验收申请。

2、单价超过500元,且耐用期在一年以上的仪器设备,需凭固定资产验收报告、发票及合同(如有)到设备管理科办理报增手续,20万元及以上的大仪还要办理设备资料建档和登录“大型仪器管理系统”填报。

3、验收合格后,供应商按合同要求缴纳合同质保金,用户按规定到财务处办理报账手续。

文档下载

设备处主页-下载中心-设备采购:http://sbc.gdut.edu.cn/Download.aspx

招投标中心主页-下载中心http://zbzx.gdut.edu.cn/AnnexList.aspx?type=103

联系我们

l  实验室与设备管理处办公地址:大学城校区行政楼501

综合科39322380;实验室管理科39322381;设备管理科39322382;采购管理科39322383;

l  招投标中心办公地址:大学城校区行政楼 2楼

计划科201室39340032;业务科204室39322146

l  项目及采购QQ群:190432652 加群申请注明“学院(部门)+真实姓名”


教学科研设备集中采购流程图

 

 

 

 

 

20万元及以上教学科研设备

 

 

 

 

学院委托设备处→推送招投标中心

 

20万-政府采购限额标准

 

政府采购限额标准及以上

 

 

 

招投标中心组织采购  

 

招投标中心上报政府采购计划、委托招标代理

 

 

电子竞价

 

自主询价/自主招标

 

政府集中采购

 

 

 招投标中心发布采购信息

 

学院确认采购文件

 

学院确认招标文件

 

 

学院确认竞价结果

 

 学院申请采购文件审核

 

学院申请招标文件审核

 

 

招投标中心发布结果公告

 

招投标中心发布采购信息

 

挂标

 

 

招投标中心转发中标通知书

 

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学院授权用户代表参加评标

 

 

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学院确认评审结果

 

学院确认评审结果

 

 

设备处组织项目验收

 

招投标中心发布结果公告

 招标结果公告

 

 

付款

 

招投标中心签发中标通知书

 

招投标中心转发中标通知书

 

 

 

 

 

签署合同

 

签署合同

 

 

 

 

 

设备处组织项目验收

 

设备处组织项目验收

 

 

 

 

 

付款

 

 付款


 

备注:300万元及以上的项目需由招标代理机构组织招标文件论证。

 

 

 

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