单 位：纪委办公室、监察处
各部门、各单位：
　　为进一步促进用户部门零散采购执行制度化、规范化，加强我校采购管理监督工作，根据《广东工业大学采购管理办法（试行）》的要求，12月27日至29日，监察处、财务处、审计处、招投标中心组成联合检查组对我校用户部门零散采购工作进行专项抽查，现将相关情况通报如下：
　　一、基本情况
　　本次抽查设置了9项指标，涵盖了采购计划、党政联席会议审批程序、询价公告、询价文件、报价文件、询价评审、结果公示、档案管理等环节和要点。抽查采取审核档案材料和现场检查的方式，对机电工程学院、自动化学院、材料与能源学院、生物医药研究院、网络信息与现代教育技术中心、图书馆、管理学院、艺术设计学院、建筑与城市规划学院共九个部门进行抽查，抽查项目168项，涉及资金2197万元。检查的基本情况见附表。
　　二、存在问题
　　通过本次抽查发现，我校用户部门零散采购工作目前主要存在以下问题：
　　1.对零散采购工作不够重视。有些部门在采购项目实施前没有按规定召开党政联席会议进行讨论并授权成立相应的询价小组。
　　2.超预算采购。有个别项目询价公告的预算高于已审批的计划预算。
　　3.未按规定进行评审。有些项目的有效报价供应商不足三家的情况下，评审结果未经党政联席会议讨论审批；有些项目成交供应商的报价不是最低，但未注明低价供应商落选原因；有些项目的实际评审时间与询价公告上的评审时间不一致；有些项目的询价小组成员未经党政联席会议授权；有些项目的供应商逾期送达报价文件，但仍然对其进行评审等。
　　4.项目名称不严谨。有些项目的询价采购名称与上报计划时的名称不一致，甚至差异较大；有个别项目有二个项目名称。
　　5.《询价记录表》填写不规范。有些项目的询价小组只签名，不签日期；有些项目的部门意见栏中没有部门领导签字也没有填写日期。
　　6.报价文件不规范。有些项目的供应商报价文件中的项目名称与询价项目的名称差异明显；有些项目的供应商报价文件中主动注明不能满足用户需求；有些项目的供应商报价文件上没有加盖供应商的公章；有些项目的供应商报价文件没有密封送达。
　　7.档案管理不规范。有些部门没有设专人专柜对采购档案进行集中管理，基本资料不齐全。
　　8.个别项目存在故意拆分和涉嫌弄虚作假的现象。
　　三、工作要求
 　　当前，学校已全面进入高水平大学建设阶段，用户部门零散采购项目较多，涉及金额较大。为进一步规范我校用户部门零散采购工作，现提出以下几点工作要求：
　　 1.各部门、各单位要高度重视零散采购工作，进一步增强程序意识、规范意识、责任意识和风险意识，切实做到每项零散采购工作均经过党政联席会议的授权审批，经费不超范围使用，确保财政资金使用既高效又安全、规范。
　　2.严肃评审程序，供应商的报价文件要密封按时送达，评审工作要按时进行，评审时要严格遵守在满足用户需求的前提下价低者得的原则；
　　3.档案管理要做到专人专柜，基本档案材料（含党政联席会议纪要、采购计划的批复件、询价公告、询价文件、供应商的报价文件、询价结果公示、询价记录表、合同等）要齐全；
 　　4.各部门、各单位要高度重视检查发现的存在问题，及时进行整改。尚未抽查到的部门和单位要根据学校采购管理办法以及本次被抽查部门存在的问题进行对照检查，进一步规范和完善部门零散采购工作流程。
 
 
　　附：用户部门零散采购工作抽查情况表

 
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　监察处　审计处　财务处
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　招投标中心
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2017年1月4日