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法律法规

广东工业大学对外经济合同管理办法

【信息时间: 2018-09-12     阅读次数: 311 】 【我要打印】 【关闭】


广东工业大学对外经济合同管理办法

第一章    

第一条  为加强我校对外经济活动管理,规范对外经济合同签署、报批等行为,防范风险,维护国家和学校的利益,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称对外经济合同,是指资金纳入学校综合财务预算管理的学校所属各部门、单位(校属具有独立法人资格的公司、单位除外)与外单位产生经济行为时签订的各类合同(协议),包括:货物设备类采购;各类工程(含修缮、维修、网络、园林等);一般服务类(含行政、教学科研、外事类等);科技协作技术类服务(含技术协作、科技咨询等);其他(生产加工、投资、合资、借贷款、租赁、合作等)及其他涉及经济行为的合同。

第二章  合同成立条件及印章管理

第三条  合同成立要件

(一)金额3万元及以上的对外经济行为,必须签订对外经济合同。

(二)纯属学校收款类的对外经济行为(不含本条第三项所述经济行为),各部门、单位可视具体情况决定是否签订经济合同(接受捐赠合同或收款合同)。

(三)凡涉及学校国有资产(其范围按照国家、省及学校国有资产管理相关规定而定,下文同)的投资、合资、合作、借贷、租赁等对外经济往来行为,应先立项,无论是否属学校收款类或支付类业务及金额大小,必须签订对外经济合同。

第四条  各部门、单位的对外经济合同,必须以“广东工业大学”名义由校长或校长授权签署。校内任何部门、单位不得以本部门、单位名义对外签署经济合同(第六条第五项规定除外)。

第五条  对国(境)外业务往来的经济合同,应按照《中华人民共和国合同法》及国家相关法律法规,按“单位对单位、个人对个人”的对等原则及国际惯例处理。

第六条  合同专用章的管理

学校设制四个合同专用章(实物)和一个电子签章(U盾):合同专用章(实物)为“广东工业大学合同专用章”“广东工业大学技术合同专用章”“广东工业大学设备合同专用章”和“广东工业大学后勤伙食物资采购合同专用章”,电子签章(U盾)为“广东工业大学医院”电子签章(U盾),均按业务类别范围使用。

(一)“广东工业大学合同专用章”由校长办公室负责管理,按规定在行政综合类范围内使用。

(二)“广东工业大学技术合同专用章”由校长授权科技处(人文社科处)管理,按国家有关规定在科技协作技术类(不含国家、省、市有关部门规定须按招标采购管理的业务种类,下文同)服务范围内使用,具体见本办法第二条。

(三)“广东工业大学设备合同专用章”由校长授权实验室与设备管理处负责管理,按国家有关规定在教学科研货物及软硬件租赁类(含教学科研仪器设备、各类耗材试剂、教学科研实验家具、实验室用品等采购及教学科研软硬件租赁,不含教学科研实验室装修改造工程类、除教学科研软硬件租赁外的服务类,下文同)等范围内管理和使用。

(四)“广东工业大学后勤伙食物资采购合同专用章”由后勤管理处负责管理,并严格遵照《广东工业大学后勤部门大宗物品集中采购实施细则(试行)》规定使用,即仅限用于食堂、宾馆、招待所等伙食物资类采购,不得用于其他各项对外经济行为。

(五)“广东工业大学医院”电子签章(U盾)由学校医院负责管理,仅限于在广东省和广州市相关主管部门规定的“广东省第三方药品电子交易平台”上进行的药品、中药饮片、医用耗材、医疗设备及其他医疗相关物资的采购使用,不得用于其他任何对外经济行为的签章。

(六)学校各部门、单位的印章均不能用于签署对外经济合同(本条第五项规定除外)。否则,按违规问责处置,财务处拒绝付款。

(七)在特殊情况下,经校领导批准,对外经济合同可使用“广东工业大学”公章。

第三章  合同签署授权

第七条  行政综合类范围内合同签署授权

(一)已列入学校年度财务预算的项目合同签署授权

1.金额100万元及以上的经济合同,必须由校长(校长可再授权分管校领导)签署。

2.金额20万元及以上,不满100万元的经济合同,由校长授权分管校领导签署,分管校领导可再授权各部门、单位行政主要负责人签署。

3.金额不满20万元的经济合同(不含第六条第二至五项所述合同),由校长授权各部门、单位行政主要负责人签署,并盖学校相应类别的合同专用章。

(二)未列入年度财务预算的项目合同签署授权

凡未列入年度财务预算的新增项目,必须先办理立项报批手续,待立项获批并落实资金后,才能开展对外经济行为并按规定办理签订经济合同手续。

第八条  科技协作技术类范围内合同签署授权

(一)以学校为委托方,金额20万元及以上的技术合同,由校长或校长授权分管校领导签署。

(二)以学校为委托方,金额不满20万元的技术合同,由校长授权科技处(人文社科处)主要负责人签署。

第九条  教学科研货物及软硬件租赁类采购范围内合同签署授权

由校长授权实验室与设备管理处或各部门、单位行政主要负责人,按照当年度学校教学科研仪器设备及实验室耗材采购计划项目执行,签署权限为:

(一)金额100万元及以上的采购合同,由校长(校长可再授权分管校领导)签署。

(二)金额30万元及以上,不满100万元的采购合同,由校长授权分管校领导签署。

(三)金额30万元以下的采购合同,由校长授权实验室与设备管理处主要负责人签署,属于用户部门(即各部门、单位按规定询价自行采购)零散采购并金额不满20万元的除外(具体见本条第四项)。

(四)金额不满20万元并且由用户部门零散采购的教学科研货物及软硬件租赁类采购合同,由校长授权各部门、单位的行政主要负责人签署,并到实验室与设备管理处办理备案登记并盖“广东工业大学设备合同专用章”。

第十条  后勤伙食物资类采购范围内合同签署授权

由校长授权分管校领导、后勤管理处行政主要负责人签署,具体如下:

(一)金额20万元及以上的后勤伙食物资类采购合同,由校长授权分管校领导签署。

(二)金额不满20万元的后勤伙食物资类采购合同,由校长授权后勤管理处行政主要负责人签署。

第十一条  按现行省市有关规定在“广东省第三方药品电子交易平台”范围内合同签署授权限,由校长授权分管校领导、学校医院行政主要负责人,按照当年度药品采购项目学校核定批准的预算执行,签署权限为:

(一)一个自然月内,累计金额200万元及以上,或有单一药品金额20万元及以上的药品类采购合同(受累计金额限制),由校长(校长可再授权分管校领导)签署。

(二)一个自然月内,累计金额100万元及以上,不满200万元,或有单一药品金额10万元及以上,不满20万元的药品类采购合同(受累计金额限制),由校长授权分管校领导签署,分管校领导可根据实际情况再授权学校医院行政主要负责人签署。

(三)一个自然月内,累计金额100万元以下,且单一药品金额均不满10万元的药品类采购合同(受累计金额限制),由校长授权学校医院行政主要负责人签署。

(四)“广东省第三方药品电子交易平台”上未列有的中药以及应急药品等的采购合同签署授权,需参照本办法第七条行政综合类范围内合同签署授权执行。

第十二条  因抢修、抢险等必须签订的经济合同,按照“事前口头请示(报告),事后尽快履行报批手续”的办法按规定补办相应的签署手续。

第十三条  为便于实际工作开展:

(一)列入学校开支的经济合同,凡列入本办法由校长授权分管校领导,校长授权各部门、单位行政主要负责人签署权限的对外经济合同,校长不再专门授权。有关合同经本办法相关报批程序,按本办法所述校长授权权限执行。

(二)接受捐赠合同或收款合同即纯属学校收款类的对外经济行为(不含第三条第三项所述经济行为)合同,3万元以下由校长授权各部门、单位行政主要负责人签署,3万元及以上由校长授权分管校领导签署,校长不再专门授权。

第四章  合同签署报批程序

第十四条  为加强业务统筹管理和监督,各部门、单位的合同签署程序按业务归口管理原则呈报审批。

(一)所有部门、单位达到规定起点的对外经济合同,主要指货物类,建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等工程类,服务类等的对外经济合同。合同审批的请示由用户部门(经办部门)通过学校办公自动化系统中的“对外经济合同审批表”子系统报送给业务归口管理部门之后,由业务归口管理部门负责流转。

(二)归口管理分类

1.教学科研货物及软硬件租赁类、金额20万元以下的实验室维修改扩建工程归口实验室与设备管理处。

2.行政综合类归口后勤管理处,行政综合类含行政设备及耗材采购、行政综合类各类修缮工程(含金额20万元及以上的实验室维修改扩建工程,除专业性强、金额较大的大型实验室修缮改造,涉及需要规划建设报批或涉及主体结构改变的修缮改造职能调整至基建处的以外)、行政综合类各类服务(如物业管理、行政设备软硬件租赁等)。

3.教学服务类(如会议、机票、住宿、出版印刷等)及教学经费口开支的归口教务处。

4.科研服务类(如会议、机票、住宿、出版印刷等)归口科研项目各主管部门[如科技处(人文社科处)或相关部门]

5.国际合作交流类归口国际合作与交流处(港澳台事务办公室),国际合作交流类含与国(境)外院校/机构中外合作办学、涉外办学等交流合作,校级组团因公临时出访,各类学术出访交流(人才招聘、干部培训、教师培训的出访除外),中外学生国际交流合作项目等。

6.专业技能培训类等归口继续教育学院。

7.信息化类归口网络信息与现代教育技术中心。

8.消防和安防类(工程项目除外)归口保卫处。

9.其它合同审批业务归口部门,按上述方式类推。归口不明确的由审计处会同有关部门解释

第十五条  金额3万元及以上,需经学校审批的(除第八条、第九条、第十条、第十一条授权各部门、单位行政主要负责人权限及第十六条、第十七条、第十八条特别说明外的所有项目)经济合同(含按规定外送政府采购的行政综合类范围内合同),按以下程序履行报批手续:

(一)用户部门(经办部门)拟定经济合同稿及请示,用户部门(经办部门)行政主要负责人需对拟定的经济合同稿及请示签署意见,并对合同条款的准确性、真实性、适用性和经济责任、法律后果负责;用户部门(经办部门)及行政主要负责人对该合同涵盖经济行为承担主体责任。请示需列明采购办理情况、洽谈过程、参与人员及负责人、合同金额、经费来源、经费开支项目等;将经济合同稿(如属于招标采购项目,需按照招标文件约定的事项及所附的合同文本、中标结果等具体内容拟定)、采购记录表、中标通知书及确认函、立项文件、招标文件、投标文件关键内容等作为附件附后,通过学校办公自动化系统(对外经济合同审批表)报送给业务归口管理部门。

(二)业务归口管理部门对用户部门(经办部门)拟定的合同稿及请示进行审核,负责人签署意见,承担相关业务审核把关等责任。业务归口管理部门对合同稿及请示审核后,通过学校办公自动化系统(对外经济合同审批表)按要求报送。

(三)审计处、财务处和法制办公室(必要时)进行审核并明确签署意见,凡涉及国有资产的相关经济合同(协议)还需国有资产管理办公室签署意见。审计处对经济合同的合规合理性进行审查;财务处对合同项目的金额是否列入财务预算或是否具有可靠来源(如纵向、横向科研;部门、单位自筹资金等)、合同总金额、付款方式是否符合财务制度等进行审核;法制办公室对重大经济合同进行合法性审查;国有资产管理办公室对国有资产相关的经济合同(协议)从国家政策和管理上进行审查。

(四)审计处、财务处及法制办公室对报批的合同请示件提出重大修改意见的,用户部门(经办部门)须按要求修改后,由业务归口管理部门再送审计处、财务处及法制办公室确认,并由审计处、财务处或法制办公室将审定稿和原稿一并返回业务归口管理部门。若对合同内容存在严重分歧,经协商无法达成一致,业务归口管理部门将几方意见及建议方案报学校决定。

(五)业务归口管理部门按本办法的签署权限,将审计处、财务处及法制办公室返回及已签署明确审核意见的请示提交校领导审批。校领导对采购程序、合同内容及有关部门的审核意见作出综合评价,明确签署同意与否的意见。

(六)业务归口管理部门按校领导意见办理有关手续,将已签署(签字)的经济合同文本(已经同意并具备完整签署过程的请示作为附件附后),按本办法第三章“合同签署授权”的规定,送相应合同专用章管理部门、单位盖(合同专用)章。

第十六条  科技协作技术类范围内合同,不列入行政综合类范围内合同签署的报批程序,按本办法第八条签署权限逐级签署办理。

但科技处(人文社科处)办理的科技协作技术类范围之外的一切合同,根据具体类型分别按行政综合类范围内合同或教学科研货物及软硬件租赁类采购范围内合同签署的报批程序进行。

第十七条  教学科研货物及软硬件租赁类采购范围内合同报批程序

(一)金额30万元及以上,由实验室与设备管理处统一办理的教学科研货物及软硬件租赁类采购合同,需参照本办法第十五条的报批程序报批。

(二)金额不满30万元,实验室与设备管理处直接采购的,由实验室与设备管理处办理。

(三)金额不满20万元并且由用户部门零散采购的教学科研货物及软硬件租赁类采购合同,不列入行政综合类范围内合同签署的报批程序,按本办法第九条签署权限办理。

(四)实验室与设备管理处统一办理的教学科研货物及软硬件租赁类采购范围之外的一切合同,如实验室维修改建工程、实验室范围内卫生保洁、实验室出租出借等,需按行政综合类范围内合同签署的报批程序进行。

第十八条  后勤伙食物资类采购范围内合同、学校医院“广东省第三方药品电子交易平台”范围内合同,不列入行政综合类范围内合同签署的报批程序,相应按第十条、第十一条签署权限办理。“广东省第三方药品电子交易平台”上未列有的中药以及应急药品等的采购合同,需参照本办法第十五条的报批程序报批。

第五章  合同管理、监督与违规问责追究

第十九条  按规定需招标采购的,各需求部门、单位拟定的招标(采购)文件,在按规定外送政府招标(采购)或校内集中采购前,须报招投标中心、审计处、财务处审核。未经审核的招标(采购)文件一律不得对外报送、组织招标(采购)及签订经济合同。

第二十条  小额经济合同和涉及学校国有资产合同管理

(一)为了提高工作效率,金额不满3万元的特定经济行为(不含第三条第三项规定的项目)可以不签订经济合同。

(二)金额不满3万元的特定经济行为,如需签订经济合同,不实行多部门事前审核的报批程序。但合同期限一般不得超出本部门、单位行政主要负责人的任期。

(三)凡涉及学校国有资产的投资、合资、合作、借贷款、租赁等金额不满3万元的对外经济合同,仍需通过学校办公自动化系统报送审批;财务处、审计处、国有资产管理办公室审核同意后,按相关授权办理。

(四)利用国有资产出租、出借的,按政府有关规定报批办理。

第二十一条  合同变更及补充合同

(一)经济合同一经签署,各部门、单位必须严格履行,不允许擅自对合同做出变更。

(二)在合同履行过程中如确需变更的,必须对变更内容、标准、原因和必要性进行专家论证,做出变更预算及必要的说明,经学校相关主管部门、采购管理部门、监督部门审批后再决定是否变更。

(三)按现行规定,可进行跟单采购。即合同履行中,采购部门、单位如需追加在实施期内,与合同标的相同的中标(成交)产品(服务)的,在不改变合同其他条款的前提下,可以采取跟单方式与中标(成交)供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额(累计)不得超过原合同采购金额的10%。(不适合工程类修缮、维修、改扩建等;跟单采购10%国家规定有变化时,从其规定)

(四)教学科研设备的合同变更:

1.合同决定变更前,项目组要对变更内容邀请不少于3名对口专业的副高级职称以上的专家进行论证,变更后各项指标原则上不能低于变更前的设备的指标,并形成论证报告。论证会必要时需邀请经费主管部门和实验与设备管理处参加。

2.招标采购项目合同不允许发生实质性变更。如属非实质性变更,需履行相关手续后方可变更。

3.对变更后的设备物资价款,项目组需根据市场情况按询价、竞价或市场调查等方式进行重新确认并形成变更价款预算书;预算书的真实性及准确性由项目负责人负责。

(五)其他合同变更,学校有制定相应管理规定的,按相应管理规定执行;没有制定相应管理规定的,参照本条第四项执行。

(六)因特殊情况需要解除合同、合同结算金额超过原合同金额10%以内(跟单采购和海关补征税款情况除外)及其它重大变更等,需按原合同签订程序和权责签订补充合同(协议)。补充合同(协议)需列明合同变更内容、变更原由以及相应的处理措施等。补充合同(协议)作为原合同的组成部分,与主合同有同样的法律效力。

第二十二条  合同监督和违规问责追究

(一)违反本办法,学校将按国家、广东省和《广东工业大学问责工作暂行办法》等相关规定,对违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人实行责任追究和问责。情节严重,违反国家法律法规的,将追究法律责任。

(二)按本办法的合同签署授权,各(实施、承办)部门、单位要对所签订的经济合同负总责,承担相应的经济、行政、法律责任及后果;同时是上级政府部门对该合同检查、审查工作的第一责任部门、单位,需配合、解释、回应上级政府部门对该合同项目的检查、审查,并提供全部情况,承担相应责任后果。经费负责人是该经济事项全过程的直接责任人,承担相应的经济、法律责任及后果。

(三)严禁为了达到不签订合同的目的而分拆整体项目的行为,如分拆行政综合类范围内金额3万元及以上的整体项目等;严禁将达到招标采购金额的项目拆解成多个“零散采购”项目实施;严禁跨类别实施采购,如将应按工程类或服务类采购程序办理的,按货物类采购程序(如用户部门零散采购)办理等。对违反规定的,由违规部门、单位负责处理所有善后工作,并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。

(四)学校禁止各部门、单位使用本部门、单位公章对外签订经济合同的行为(第六条第五项规定除外)。对违反规定,自行使用部门、单位公章签署对外经济合同(第六条第五项规定除外),造成不良影响、经济损失或法律后果的,由违规部门、单位负责处理所有善后工作,并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和合同签署人的责任。

(五)学校禁止按规定应签订合同而不签订合同的行为。对按规定应签订经济合同但未签订经济合同,却实际发生学校财务收付款行为的,由违规部门、单位负责处理所有善后工作,并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。

(六)学校禁止以任何理由,在没有签订经济合同的情况下,用户部门、单位擅自接收供应(服务)商的供货(服务)甚至提前使用所采购的设备物资(服务)的行为。对违反规定,由违规部门、单位负责处理所有善后工作,并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。

(七)学校禁止以任何理由,在合同履行过程中,没按规定程序变更和审批的情况下,擅自变更合同的主要内容,包括合同约定的内容、范围、标准、设备货物型号及主要参数、金额以及付款方式等。对违反规定,学校不给予变更项目的验收和付款,由违规部门、单位负责处理所有善后工作,并追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和项目负责人的责任。

(八)属于用户部门、单位零散采购的项目,若因采购程序及内容等不符合学校采购管理办法的,学校将不给予审批签署采购合同,由此造成的一切后果由用户部门、单位负责并处理所有善后工作。

(九)合同(实施、承办)拟稿部门、单位提供虚假或不准确资料而经过学校审批签署的经济合同,一经发现,将追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任。

(十)校内任何部门、单位或个人不得以本部门、单位或个人名义对外签署经济合同(第六条第五项以及第二十五条规定的情况除外)。一经发现,将追究违规部门、单位党政主要负责人、分管负责人和经办人的责任,财务处拒绝付款。

(十一)招投标中心负责政府采购合同执行的督办工作。督办的工作环节包含合同签订、到货、验收、支付;督办的对象为各工作环节涉及的相应职能部门和项目负责人及其所在部门、单位的主要责任人;对于同一工作环节书面督办二次后工作进度仍未达到要求且无合理解释的,移交监察部门进行问责处理。

第六章  合同档案与备案管理

第二十三条  对外经济合同各方约定合同文本份数时,需至少预留3份合同原件,分别送合同专用章管理部门1份作为备案、财务处1份作收付款及入账依据,另需1份立卷归档保管。

第二十四条  对外经济合同的登记备案、执行和报告。

(一)校长办公室负责全校对外经济合同(不含科技协作技术类范围内合同、教学科研货物及软硬件租赁类范围内合同、后勤伙食物资类采购范围内合同、“广东省第三方药品电子交易平台”范围内合同)的编号、登记、备案,建立统一的信息管理系统以备查询。

(二)科技处(人文社科处)、实验室与设备管理处分别负责科技协作技术类范围内合同、教学科研货物及软硬件租赁类采购范围内合同的编号、登记、备案,建立统一的信息管理系统以备查询。

(三)后勤管理处对后勤伙食物资类采购合同进行编号、登记、备案,建立统一的信息管理系统以备查询。

(四)学校医院对“广东省第三方药品电子交易平台”范围内合同进行编号、登记、备案,建立统一的信息管理系统以备查询。

(五)国有资产管理办公室定期或每自然年度末,将校长办公室、科技处(人文社科处)、实验室与设备管理处、后勤管理处、学校医院办理(或汇总)的合同统计汇总,并检查合同履行情况,向校长办公会和校长报告,并根据校务公开相关规定,公布有关信息。

(六)校长办公室、科技处(人文社科处)、实验室与设备管理处负责将当年签署的对外经济合同有关资料,按归档要求整理后交学校综合档案室立卷归档保管。后勤管理处、学校医院负责将签署的对外经济合同有关资料,按归档要求整理后自行编号、登记、保管备查。

第七章    

第二十五条  各部门、单位外出集体活动(含工会活动、会议考察等),按照学校外出集体活动管理相关规定报备报批后,以活动参与者或组织者个人名义与旅行社、租车公司等签订相关合同。财务处凭外出集体活动报备报批相关证明材料、合同和正式票据予以报销。

教学科研和其他出访等小规模因公临时出国(境)等,如需委托旅行社承办,按“谁组织实施谁负责”原则,允许以组织者个人名义与旅行社签订合同,财务处按《因公临时出国经费管理办法》等相关规定、审批文件及协议合同予以报销。

第二十六条  对外经济合同文本应包括合同争议解决、纠纷处理条款。对外经济合同各方可根据《合同法》《仲裁法》等法律法规,约定通过和解、调解、仲裁、诉讼等方式解决合同争议或纠纷,并把约定相关事项明确列入对外经济合同中。

第八章    

第二十七条  学校全资拥有的具有独立法人资格的公司、中心等单位对外签订的经济合同,按国家有关规定,参照本办法制定相关办法,报学校主管部门及审计处、国有资产管理办公室备案。

。)同时废止。第二十八条  本办法自颁布之日起施行,由审计处负责解释。原《广东工业大学对外经济合同管理规定》(广工大规字〔2017〕41号)同时废止。

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