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广东工业大学采购管理办法(试行)

【信息时间: 2016-12-09     阅读次数: 186 】 【我要打印】 【关闭】


广东工业大学采购管理办法(试行)

 

第一章   

第一条  为了完善学校采购运行机制,进一步规范采购行为,明确部门职责,促进廉政建设,维护学校利益,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《广东省政府采购工作规范(试行)》、《广东省教育厅关于省直教育系统政府采购管理的实施细则》等法律法规、政策和制度,结合学校实际,制定本办法。

第二条  学校使用财政性资金及学校管理的非财政性资金进行采购货物、服务和工程的行为适用本办法,但基建及大型改扩建工程采购以及后勤集团自营食堂伙食物资及水电工程材料的采购除外,由学校另行规定。

第三条  学校的采购包括:政府采购和学校自主采购。

(一)政府采购。使用财政性资金采购广东省制定的政府集中采购目录以内的或采购限额标准及以上的采购项目,依法实施政府采购。

(二)学校自主采购。使用财政性资金采购本条第(一)款规定范围外的采购项目和使用非财政性资金的采购项目,实施学校自主采购。

第四条  学校自主采购分为学校集中采购和用户部门零散采购。

(一)单次采购经费预算在20万元以下的货物和服务项目(政府规定必须集中采购的除外),属于用户部门零散采购项目,按本办法第十八条规定执行。

(二)单次采购经费预算在1万元以下的维修改造工程(含修缮、装修、绿化工程和工程其他费),由校内用户部门按规定自行组织实施;单次采购经费预算在1万元及以上至20万元以下的维修改造工程,归口由业务主管部门(实验室与设备管理处、基建处及总务处)按规定组织实施。

(三)单次采购经费预算在20万元及以上至政府采购限额标准以下、政府集中采购目录外的货物、服务和维修改造工程,由学校集中采购。

第五条  学校的采购活动遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则以及贯彻“程序正义、权力制衡、终身留痕”的廉政风险防控精神。

第二章 组织机构及职责

第六条  学校实行决策、执行和监督三分离的采购管理体制。

第七条  学校党委会和校长办公会是学校的采购最高决策机构,负责审定学校的采购管理制度和工作规程、研究决定学校的采购工作重大事项。

第八条  招投标中心负责统一管理采购项目,学校相关业务管理或技术部门需配合招投标中心做好集中采购项目的采购组织工作。主要工作包括:

(一)编制并上报学校的政府采购计划, 统筹政府采购工作;

(二)组织学校集中采购文件的编写,并对采购文件的形式、合规合法性、有效性、准确性、时效性及文字等进行审查;

(三)组织实施学校集中采购;

(四)管理用户部门零散采购并提供咨询服务;

(五)学校相关采购信息的公开;

(六)处理对采购工作的质疑;

(七)配合监督部门处理对采购工作的投诉。

第九条  监察处、审计处和财务处负责对学校的采购活动进行行政监督、经济监督及经费管理工作。

(一)监察处行政监督工作包括:指导和协助相关部门查找采购工作的廉政风险点、制定与完善防控措施,维护和营造采购工作的公开、公平、公正的竞争环境,受理相关投诉事宜。

(二)审计处审计监督工作包括:对招标文件的经济性、合理性、公平公开公正性进行监督评价;为采购决策、管理、执行提出审计建议。

(三)财务处经费管理包括:审核合同付款方式;对未履行审批手续、经费未落实的采购项目或未按本办法规定进行采购的项目不予付款。

第十条 业务主管部门的职责范围

(一)实验室与设备管理处是学校实验室建设货物、服务采购及相应用房的维修改造工程等的业务主管部门。

(二)基建处是学校基建、大型改扩建工程的业务主管部门,负责按基建程序和招标规定组织相应的基建工程和大型改扩建工程招标工作。

(三)总务处是学校行政综合类货物、服务采购及行政、后勤维修改造工程等的业务主管部门。

(四)后勤集团负责后勤集团自营食堂伙食物资、水电工程材料的采购组织管理。

(五)在项目组织实施归口不明确的情况下,根据学校工作实际由学校党委会或校长办公会指定具体的业务主管部门。

第十一条 业务主管部门必须根据实际情况制定相应的项目采购和项目实施管理细则。(另行制订)

第三章 工作规程

第一节  政府采购

第十二条  招投标中心根据学校采购项目的整体情况,按规定编制政府采购计划并向上级管理部门申报备案。

第十三条  项目业务主管部门(用户部门)委托招投标中心实施采购,需提供以下资料并对资料的准确性、真实性、合规合法性等负责:

(一)项目审批手续的批准文件(含可行性报告);

(二)维修改造工程项目应附施工图纸及工程预算书等工程资料;

(三)货物类和服务类项目应附采购预算佐证材料(如供应商报价函、近期同类项目采购合同等);

(四)用户需求书:包括采购预算、商务要求、技术需求、服务要求及拟采用的付款方式等。其中不得列入限制、排斥潜在供应商的商务、技术条款;不得列入某一品牌特有的规格技术标准及其他有违公平竞争的条款等。

第十五条  已受理的政府采购项目,上级主管部门备案通过后,招投标中心按省政府采购招标代理相关规定及第二十七条要求负责委托招标代理机构。

第十六条  政府采购项目的招标文件,应报财务处、审计处和招投标中心审核。

第十七条  政府采购项目的中标结果由用户部门确认后,由招投标中心通知招标代理机构。

第二节  学校自主采购

第十八条  属于用户部门零散采购的项目,用户部门对采购工作全程负责。

(一)单次采购经费预算3万元及以上至20万元以下的货物、服务类项目

1.用户部门提前编制季度采购计划表,上报学校招投标中心汇总审批后在校园网公示;采购计划应逐项列明项目名称、金额、资金来源,相同品目的项目归并编列。

2.用户部门根据已批复的采购计划组建相应的询价小组。询价小组人员名单由用户部门党政联席会议或处(部)务会分期集中审理确认。询价小组由3人及以上的单数组成,其中包含用户代表1人及相关技术专家至少2人。

3.询价小组根据采购项目的类别编制采购询价文件,询价文件必须包含项目名称、采购预算金额、采购清单及要求、保修规定等内容。

4.用户部门通过校园网发布询价采购公告,公告时间不少于3个日历天。在公告期结束后,供应商按规定递交响应文件,参加询价的有效供应商应不少于三家。

5.在满足用户需求的前提下,询价小组按“价低者得”的原则确定成交供应商。如参加询价的有效供应商不足三家,但询价结果满足用户需求的,由用户部门党政联席会议或部(处)务会审批。

6.询价结果由用户部门通过校园网公告。公告期不少于3个工作天。询价小组按规定填写《广东工业大学用户部门零散采购询价记录表》,询价小组成员签字后加盖用户部门公章存档备查并送招投标中心备案。

7.用户部门负责起草合同(协议),对合同(协议)的各项条款、描述的准确性、经济责任负责,合同(协议)的签署程序按照《广东工业大学签署对外经济合同管理规定》规定办理,并附询价小组成员签字后加盖用户部门公章的《广东工业大学用户部门零散采购询价记录表》。

(二)单次采购经费预算3千元及以上至3万元以下的货物、服务类项目

用户部门根据项目采购情况,自行组织询价,在满足用户需求的前提下,按“价低者得”的原则确定成交供应商。

(三)单次采购经费预算3千元以下的货物、服务类项目,由用户部门根据实际情况自行规范采购行为。

第十九条  学校集中采购的方式包括电子竞价、自主询价和自主招标。

(一)电子竞价是指通过互联网发布询价信息,接受注册供应商的网上报价,进行网上定标、网上公布采购结果的采购方式。

电子竞价适用于规格、标准统一且市场竞争充分的定型货物类项目。

采用电子竞价方式时,竞价平台根据最低价法的原则自动生成竞价结果。

电子竞价采购应填写《学校集中采购电子竞价采购信息表》,其内容包括:采购名称与预算、竞价时间、竞价方式、竞价结果等,在采购活动结束后报审计处备案。

(二)自主询价是指参照《广东省政府采购工作规范(试行)》的相关规定并结合学校实际情况,编制询价文件,邀请特定或不特定的供应商在规定的时间、地点按照询价文件的规定确定成交供应商的采购方式。

自主询价适用于一般性的服务类项目和技术要求不高的非通用类货物项目以及简易的维修改造工程项目。

采用自主询价方式时,一般情况下在通过资质和符合性审查后只需按照价格要素来确定询价结果。

自主询价采购应填写《学校集中采购自主询价采购信息表》,其内容包括:采购项目名称与预算、询价时间、询价小组成员、询价结果等,在采购活动结束后报审计处备案。

(三)自主招标是指按照《广东省政府采购工作规范(试行)》的相关规定并结合学校实际情况,由学校招投标中心全过程组织实施。如项目专业要求较高且无同类项目招标成功经验或经专家评估认定为风险较高的情况下,经分管招投标中心校领导同意后可委托有资质的招标代理机构进行招标的采购方式。

自主招标如采用委托有资质的招标代理机构进行招标的采购方式,需在招标工作结束后,填写《学校集中采购自主招标委托招标代理机构采购信息表》,其内容包括:采购项目名称与预算、委托时间、被委托代理机构名称、成交结果等,在采购活动结束后报审计处备案。

自主招标适用于非通用类货物项目和有特殊要求的服务类、工程类项目。

(四)自主询价和自主招标的评审过程必须录像备查。

第二十条  招投标中心应根据采购项目的特点及《行政事业单位内部控制规范》(财会[2012]21号)的要求,结合学校的实际情况,合理选择学校集中采购方式并组织实施。

(一)项目业务主管部门(用户部门)委托招投标中心实施采购,需按照本管理办法第十三条的规定提供资料。

(二)招投标中心汇总当期各业务主管部门(用户部门)的采购委托,进行校内公示。

(三)采用电子竞价方式的学校集中采购项目,可选择在广东省教育部门政府采购管理平台的零散竞价系统或政府采购主管部门授权的其他电子平台进行竞价。

(四)采用自主询价方式的学校集中采购项目,应参照《广东省政府采购工作规范(试行)》中询价的有关规定执行。询价文件经过学校招投标中心、审计处、财务处审批同意后,由招投标中心通过校园网发布询价采购公告,公告期不少于3个日历天。在公告期结束后35个日历天内,供应商按规定递交响应文件,招投标中心组建评审小组进行评审。评审小组由3人及以上的单数组成,其中一人为用户代表,其余的为评审专家。用户代表由用户部门指派。评审专家的产生和抽取,按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》具体规定执行。

参加询价的有效供应商应不少于三家。如不足三家,需进行第二次询价。如第二次询价有效供应商仍不足三家,但询价结果满足用户需求的,报分管招投标中心工作的校领导审批。

在发生不可预见的紧急情况下,项目业务主管部门(用户部门)提交直接采购申请,主要内容包含采用直接采购方式的原因及相关说明、拟定的唯一供应商名称、联络方式及地址等,经过项目分管校领导和分管招投标中心工作的校领导审批同意后,可向唯一供应商询价采购。

(五)采用自主招标方式的学校集中采购项目,如由招标代理机构组织实施,则按照《广东省政府采购工作规范(试行)》第二部分第四章的公开招标操作规程的有关规定执行;如由学校招投标中心负责组织实施的,招标文件经过招投标中心、审计处、财务处审批同意后,由招投标中心通过校园网发布招标采购公告,公告期不少于3个日历天。在公告期结束后38个日历天内,供应商按规定递交投标文件,招投标中心组建评审小组进行评审。评审小组由5人及以上的单数组成,其中1人为用户代表,其余的为评审专家。用户代表由用户部门指派。评审专家的产生和抽取,按照《广东工业大学集中采购评审专家库管理办法》具体规定执行。

第二十一条  学校集中采购的成交结果由用户部门确认后,由招投标中心发布成交公告。

 

第三节  合同签订、付款与验收

第二十二条  采购项目合同签订按《广东工业大学对外经济合同管理规定》执行。如属于招标采购项目,还需按照招标文件约定的事项及所附的合同文本、中标结果等具体内容签订合同。

第二十三条  采购项目付款

(一)货物类采购项目,原则上货到验收合格后,供应商开具全额销售发票给我校,并向我校交纳合同总金额5%的质量保证金,我校支付100%合同款给供应商。供应商在质保期间能履行保修条款及服务承诺,质保期满,我校即不计利息返还其质量保证金。

特殊情况下,如跨年度实施的采购项目或订制设备、进口设备按商务惯例要求预付的采购项目等,用户部门可向学校提出预付申请,申请人对其经济性和风险性负责。预付申请报告经学校经费主管部门、财务处和审计处审核,报经费主管部门分管校领导批准。

跨年度实施的采购项目预付款按学校与收款方双签共管模式,学校可支付共管银行服务费。

(二)其它采购项目,可以根据实际情况以合同约定条款付款;

第二十四条 属货物类采购项目的,质保期一般在三年以上,特殊情况下质保期至少一年以上;属工程类采购项目的,质保期按政府相关文件规定执行。

第二十五条  招标采购项目的合同应履行验收程序,具体按照《广东工业大学资产验收实施细则》(另行制定)执行。

第四章 监督检查

第二十六条  学校的采购活动必须全程接受监察处的行政监督及审计处的经济监督。对有下列行为之一的人员,将按有关规定处理、处分,情节严重或者涉嫌违法行为的,移交相关部门处理。

(一)违反政府采购、工程招标及本办法规定,规避招标和越权组织采购的;

(二)在采购中违反采购工作程序和相关规定的;

(三)违反审批权限或未经集体讨论研究,擅自以本单位名义对外签订经济合同或协议的;

(四)泄露与采购活动有关的情况和资料,与供应商串通,干扰采购工作,损害学校利益的;

(五)弄虚作假的;

(六)以化整为零方式规避集中采购行为的;

(七)其他违规行为的。

另外,对违反规定的供应商列入不良信誉名单。情节严重或者涉嫌违法行为的,移交相关部门处理。

第五章  

第二十七条  招标代理机构的确定

(一)招标代理机构的选择,由招投标中心按照《广东省教育厅关于省直教育系统政府采购管理的实施细则》有关规定,在由省教育装备中心通过公开招标方式确定的广东省省直教育系统政府集中采购部门类代理机构库中随机产生。项目技术复杂、商务要求较高,经学校批准可以指定教育厅部门类代理机构库内的招标代理公司。招标文件审核时需附上招标代理机构抽取资料。

(二)用户部门在集中采购项目完成一个月内可对招标代理机构做出评价,评价要求公正客观。对代理机构评价内容包括:职业道德、政策执行、服务质量、完成效果。代理机构评价指数将作为代理机构遴选参考依据和随机选择代理机构的权重。

(三) 招标代理协议由学校授权招投标中心负责签订并加盖“广东工业大学采购业务专用章”。

第二十八条  集中采购文件包括:项目审批手续的批准文件(含可行性报告)、采购计划备案文件、采购文件确认、评标报告、采购结果确认、采购结果通知、采购合同、验收报告及一系列采购过程的相关记录文件等。

集中采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少15年,录像资料保存期限至少为2年。

第二十九条  参与采购项目的供应商如对采购结果有异议,可在公示期内以书面的形式向采购组织部门提出质疑,采购组织部门应当在5个工作日内作出答复。如供应商对答复不满意,在接到答复后的5个工作日内可向监察处投诉,由监察处按相关规定进行受理和处理。

第六章  

第三十条  本办法自颁布之日起施行,有效期自施行之日起不超过18个月。本办法施行前颁布的有关文件与本办法规定不一致的,按照本办法执行。

第三十一条  本办法由招投标中心负责解释。

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